Précompte professionnel R&D : les contrôles fiscaux s’intensifient avec ou sans coronavirus

Depuis un peu plus d’un an, les contrôles fiscaux s’intensifient autour de la dispense de versement du précompte professionnel, et en particulier autour de la dispense de précompte chercheurs. On pourrait s’imaginer que la crise sanitaire relative à la Covid-19 freine cette tendance de manière temporaire. Dans les faits, les inspections se poursuivent avec la même rigueur. Des aménagements liés à la difficulté de maintenir les contrôles sur place sont toutefois autorisés.

Comment les contrôles se déroulent-ils aujourd’hui ?

Pour commencer, il faut savoir que les contrôles effectués sont généraux et ne portent pas uniquement sur la dispense chercheurs mais sur l’ensemble des dispenses dont bénéficie l’entreprise. Celle-ci reçoit encore et toujours un courrier reprenant l’avis de contrôle détaillant l’ensemble des informations à fournir.

Concernant la partie recherche et développement, les documents généralement demandés par l’administration fiscale sont inchangés, à savoir :

·        Contenu/objectif des projets ;

·        Financement éventuel des projets par des subsides ; 

·        Inscription et demande d’avis concernant la qualification du projet auprès de BELSPO ;

·        Calcul de la dispense ;

·        Identification des travailleurs ;

·        Tableau de suivi des prestations ;

·        Diplômes du personnel ;

·        Fiches de paie et compte individuels ;

·        Descriptions de fonction.

Là où la procédure évolue, c’est dans le déroulé du contrôle et dans les modalités de réponse autorisées par l’administration. Auparavant, un rendez-vous était organisé afin de contrôler l’entreprise et obtenir les informations complémentaires qui n’auraient pas été communiquées par courrier. Maintenant, les échanges se font par mail et éventuellement par téléphone. Aucun rendez-vous n’est convenu en distanciel (via Microsoft Teams, Skype, Zoom…).

Il est ainsi beaucoup plus difficile pour les sociétés, lorsqu’elles ont une grande quantité d’informations à gérer, de communiquer uniquement par e-mail, surtout si elles doivent accéder à leurs archives. Dans ce cas de figure, il est conseillé de rester transparent et d’indiquer aux contrôleurs l’incapacité de fournir les documents demandés dans leur totalité. Les contrôleurs restent flexibles et autorisent, lorsqu’on en fait la demande, d’envoyer des échantillons de données (par exemple : envoyer un seul contrat de travail pour éviter d’envoyer tous les contrats du personnel).

Que faire pour faciliter le contrôle ?

Dans un premier temps, nous conseillons aux entreprises contrôlées de demander un délai supplémentaire immédiatement après réception du courrier de contrôle. Un mois additionnel est alors octroyé à l’entreprise afin de répondre aux questions du SPF Finances. C’est une demande que l’administration fiscale ne refuse pas et qui est totalement justifiée car il est plus difficile qu’auparavant de constituer un dossier de contrôle pour les entreprises.

Ensuite, afin de faciliter le travail du contrôleur, nous conseillons de constituer un dossier clair pour que le contrôleur puisse retrouver facilement les informations demandées. Cela passe par la rédaction d’un formulaire de réponse reprenant dans l’ordre les questions, les réponses et les annexes pour chaque partie. Le formulaire envoyé par le SPF Finances est un formulaire général qui n’est pas toujours adapté à la situation de l’entreprise. Il ne faut donc pas hésiter à le retravailler, pour autant que l’on retrouve l’ensemble des informations demandées.

Dernier conseil, si des éventuelles erreurs ont été détectées lors du contrôle, il est préférable de les détailler et de montrer quelles en étaient les raisons. On peut citer par exemple le cas où une société continue d’appliquer une dispense au nom d’un travailleur malade suite à un défaut de communication avec son secrétariat social. Face à ce genre de situation, il est conseillé d’être le plus transparent possible, et ce même si l’entreprise et/ou le secrétariat social est fautif. De cette manière, l’employeur démontre sa bonne foi ainsi que sa volonté de se conformer aux règles. La présence d’un expert peut être un élément important pour aider à constituer un dossier de contrôle complet et faciliter le dialogue avec l’administration fiscale. Dans bien des cas, l’inspecteur saluera le caractère proactif et vertueux de l’initiative. 

Objectif : 50 % des demandes de dispense contrôlées

La lecture du rapport publié par la Cour des comptes le 27 mars 2019 nous éclaire sur les raisons de la recrudescence actuelle des inspections. L’organe de contrôle externe des comptes publics y livre une analyse détaillée de la maîtrise par l’État et ses administrations des dispenses de versement du précompte professionnel. 

La Cour des comptes dresse le constat que, sur la période précédant l’année 2019, des difficultés d’interprétation ainsi que des désaccords avec le cabinet du ministre des Finances et BELSPO ont amené le SPF Finances à ne pas contrôler certaines dispenses. Ainsi, l’action de contrôle 2018 ne concernait pas les dispenses pour le travail en équipe et de nuit et pour la recherche et le développement. 

Conscient du risque d’accorder indûment des dispenses, le SPF Finances s’est mis en ordre de marche. Aujourd’hui en mesure d’examiner les dossiers avec rigueur et expertise, l’administration fiscale passe au crible les demandes de dispense jusqu’alors délaissées. Son objectif est d’examiner chaque année au moins une demande de dispense sur deux.